راه اندازي سامانه مديريت مكاتبات در سطح كشور

اتوماسيون اداري

اتوماسيون اداري عبارتست از : متصل كردن اطلاعات رايانه هاي موجود در يك سازمان به كمك شبكه و يا استفاده از يك برنامه نرم افزاري مشترك ، تا انتقال اطلاعات ، آمارها ، نامه ها و مكاتبات و نيز دستور العملها بصورت كاملاً يكپارچه و آسان انجام پذيرد و بدين ترتيب فرمولي جديد جهت طبقه بندي ، تبادل ، تنظيم و تصحيح اطلاعات درون سازماني و تسريع بخشيدن به امر اجراء بدون نياز به روشهاي دست و پاگير و مرسوم اداري و با صرفه جوئي در زمان و مواد اوليه مصرفي ايجاد شود .

حذف كاغذ از امور بايگاني و دفتري ، رفع محدوديت فضا جهت بايگاني پرونده ها و ابزار آن مانند زونكن و پوشه ، كاهش خطرات و مشكلات محيطي و آتش سوزي ، افزايش ضريب امنيت در نگهداري از اطلاعات و پشتيباني از امور اداري از تاثيرات مهم بكارگيري اتوماسيون است .  

تاريخچه عمليات اداري و امور دفتري پيش از راه اندازي اتوماسيون اداري

از زمان تاسيس موسسه در سال 73 بلحاظ شرايط وقت ، عمليات اداري و امور دفتري و دبيرخانه اي بصورت دستي و سنتي اداره مي شده است .

در سال 81 با پيشرفت تكنولوژي و توجه به بهره گيري از سيستم هاي رايانه اي حركت عملي به سمت              سيستم هاي رايانه اي براي نظم و انضباط به امور با استفاده از برنامه اكسل در ثبت نامه ها شروع شد، كاركنان سيستمي با تفكر سيستمي و خلاق براي تغيير تفكرات سنتي در سيستم امور اداري در سازمان وجود نداشته به همين جهت ، صرفاً كار سيستمي به برنامه اكسل بسنده شده بود .

چگونگي انتخاب نرم افزار اتوماسيون اداري

در فروردين ماه سال 1385 بررسيهاي اوليه در ارتباط با سيستم اتوماسيون اداري كه يكي از زير سيستمهاي    كيش وير است انجام گرفت  و با توجه به اينكه طراحي و كد نويسي اين سيستم از سالهاي گذشته استارت خورده بود لذا سيستم اتوماسيون اداري كيش وير پاسخگوي نيازهاي  موسسه نبود لكن كار شناسائي و مطالعه يك سيستم كارامد و متناسب با تكنولوژي روز دنيا در دستور كار قرار گرفت و بعد از 6 ماه مطالعه به سيستم اتوماسيون اداري   گام الكترونيك رسيديم كه از نظر فني در نوع خودش كم نظير بود و بلافاصله عمليات راه اندازي با استارت در حوزه مركزي آغاز شد .

چگونگي پياده سازي اتوماسيون اداري

پياده سازي و فراگير نمودن اتوماسيون اداري در سطح كشور نياز به پيش نيازهاي بسياري داشت كه در اين زمينه با تلاش هاي شبانه روزي همكاران عزيز در مركز فن آوري دفتر مركزي و همچنين تلاش مضاعف كاركنان مجموعه دفتر مدير عامل و مهمتر از همه حمايت مدير عامل محترم و پيگيري مديران محترم امور شعب استانها اين مهم نيز محقق گرديد و زير ساخت هاي سخت افزاري و بسترهاي لازم براي   پياده سازي در استانها فراهم گرديد و بعد از اين مرحله طي يك فراخوان سراسري آموزش هاي پايه و تخصصي نيز به كليه مسئولين دفاتر و مسئولين دبيرخانه ها و همچنين مسئولين فاواي استانها در طي 5 هفته متوالي در آذر  و دي ماه سال 1385 ارائه گرديد . و با توجه به  موفقيت هاي حاصله از آموزش هاي ارائه شده شرايط براي عملياتي كردن مكاتبات در سطح كشور فراهم گرديد و با استعانت از درگاه ايزد منان اين اقدام تا پايان سه ماهه اول سال 88 در كليه مديريت امور شعب استانها  در سطح كشور عملياتي و راه اندازي خواهد شد .

معرفي

اتوماسيون اداري مكانيزمي است در راستاي بهره وري سازمان از طريق اعمال مديريت اثر بخش و كارا  بر مجموعه فعاليتهاي سازمان با بهره گيري از :

1-     گردش الكترونيكي مكاتبات در سطح سازمان

2-    جستجوي آسان در اطلاعات ذخيره شده

3-   پاسخگوئي سريع و به موقع به مراجعان

4-    حذف كاغذ از چرخه مكاتبات اداري

5-    اعمال كنترل مناسب بر كاربران

6-    ثبت و نگهداري بهينه اطلاعات

7-    بهبود ارتباطات درون سازماني

8-       دستاوردهاي بكارگيري اتوماسيون اداري

دستاوردهاي بكارگيري سيستم هاي نوين اتوماسيون اداري :

1-     رسيدن به PAPERLESS واقعي

2-    سرعت عمل در گردش مكاتبات

3-   در اختيار گرفتن آرشيو الكترونيكي

4-    وابستگي سيستمي در كاركنان

5-    صرفه جوئي در مواد مصرفي ، تجهيزات الكترونيكي و نيروي انساني

6-    رهگيري الكترونيكي مكاتبات از راه دور

7-    بالا بردن سطح منزلت اجتماعي و سيستمي كاركنان و موسسه در مقايسه با ديگر رقبا

8-    برچيدن روشهاي ستني و دستي و ابزارهاي سنتي

9-     تكريم به ارباب رجوع و ذينفعان

10-  كمترين هزينه و بيشترين بهره وري

11-   مديريت از راه دور با استفاده از امكانات ارتباطي

12-  امكان انجام كارهاي اداري در خارج از محل كار و در هر زمان

13- كاهش فعاليت هاي غير مولد مانند بايگاني فيزيكي اسناد و ...

14- نگهداري سوابق عمليات در حجم كمتر ، ايمني بالا و مراجعه آسان

15- قابليت توليد گزارشهاي مورد نياز به همراه نمودارهاي متعدد

16- كاهش كارهاي مسئولان دفاتر ، منشي ها و تايپيست ها

17- امكان پيگيري تلفني كارها در هر مكان و هر زمان

18- اعمال كنترل به اطلاعات طبقه بندي شده

19-  دقت در انجام عمليات و ثبت تمامي امور

20- حذف كامل كاغذ از فرآيند انجام كارها

21-  سهولت و سرعت در گردش عمليات

22- امنيت بالا در نگهداري از اسناد و امكان دسترسي به آن

نقطه نظرات و پیشنهاد های خود را در این زمینه به آدرس زیر ایمیل نمائید.

                                                                                                                            M_azizi@mehr-fci.ir